当您花费时间审查和分析数据并做出对组织财务状况有积极影响的决策时，您可能正在寻找削减成本的方法。使用新的工具和策略来解决你低效的日常任务是一个很好的开始。
文档管理，其功能远远超出了基本文档存储，是一个未充分利用的，但主要贡献者帮助你努力降低成本．
1.减少存储和其他材料成本
在没有文件管理系统的情况下，文件存储通常可以分为两类:纸质和数字。这两种情况都会给财务团队带来巨大的成本。
纸质文档
财务团队要处理似乎永无止境的文件供应，必须把它们放在某个地方。传统上，它们会被打印出来，储存起来，并归档在办公室的文件柜里。
这需要大量的物理空间和材料来存储文档。此外，它们需要在接到通知后立即方便地访问，特别是在审计时。
数字文件
大多数财务或会计部门已经从纸质文件转向电子文件。虽然这可以减少一些管理费用，但它们仍然需要处理一定的运营成本。
并不是所有的数字文档都是一样的。最简单形式的数字雷竞技官方app下载安卓文件仍然经常需要员工到办公室通过服务器安全地访问它们。您仍然需要租用一个办公空间，并且必须面对许多与物理文档相同的文档挑战。例如，您可能仍然打印文档，以便轻松地与同事共享和分析它们，这增加了您的成本。
在文档管理系统上使用正确的数字文档可以将它们存储在云端，从而大大降低这些成本。这样可以留住他们有需要的人都能得到从任何地方执行以文档为中心的流程。
文档可访问性可能是远程工作的一个障碍。因此，基于云计算的文档管理可以让所有需要的人都能访问您的文档，从而降低租用大空间的成本。
2.减少不必要的人工成本
使用传统技术，财务团队经常会陷入冗余的手工工作中。不仅不得不日复一日地执行重复的流程，而且还迫使财务专业人员把时间和精力放在对组织总体目标没有贡献的事情上。
以搜索一个放错地方的文档为例。找到一份错误的费用报告可能会成为你待办事项列表的首要任务，因为当你需要它的时候，你真的需要它。这意味着你必须投入无数的劳动时间，而不是根据你的数据做出明智的财务决策。
这与文档管理有何不同?使用正确的文档管理系统，您可以在工作流中实现高级搜索功能。这意味着即使文档被错误归档或标题错误，您也可以使用全文搜索立即找到任何文档。
3.精简应付账款和应收账款
由于应付账款和应收账款跟踪企业的每一笔进出款，当你在努力降低成本时，它是首先要注意的地方之一。低效的AP/AR会扰乱你的业务运营，阻止你拥有正的现金流。
文档管理为您提供了精简和管理的机会自动化AP/AR所以你可以更快更准确地处理你的付款。
应收账款
使用文档管理的自动化工作流程，您可以只专注于处理来自客户的付款。通过其自动路由，您的团队可以更快地获得资金，并避免在手动文档处理环境中发生的任何问题。
应付账款
在应付账款方面，你可以确保你的付款是正确和及时的。使用文档管理，您的流程不必因为手动流程而停滞不前。使用文件管理自动化应付账款流程将帮助您避免任何滞纳金，并与供应商保持良好的关系。
4.创造无错误的工作
工作场所的某些错误会让你花费数小时的努力工作，需要大量的劳动来纠正错误。具体来说，涉及文档中的数据的错误可能会引发完全不正确的工作流，必须完全重做，这将带来很高的成本。错误往往会导致合规问题，并带来巨额罚款。
幸运的是，文档管理可以帮助财务团队避免人为错误，并减少重复不正确过程的成本。文档管理具有许多不同的功能，可以帮助您避免代价高昂的错误。
- 完整地填写表单——文档管理可以确保您在进入下一步之前已经填写了所有必需的字段。
- 获得所有必需的批准和签名—文档管理可以自动将文档路由到所需的批准人或签名者，并定期发送提醒，直到完成为止。
- 包含特定进程with所需的所有文雷竞技官方app下载安卓件聪明的组织和先进的可查找功能，您可以找到任何必要的文件在一瞬间的通知。
- 准确地提取和转录数据点—文档管理可以自动提取数据，将数据转换为工作流和其他用途的可用信息。
- 保护所有文档—可定制的权限和安全措施可确保所有文档都受到保护，并遵循严格的遵从性标准。
多亏了文档管理，您可以花更多的时间分析财务数据并为组织增加价值，而不是修复一个可预防的错误。
开始文档管理
文档管理是财务和会计部门技术栈的关键部分。它不仅能降低成本，还能帮助团队保持组织性并建立有效的工作流程。
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